Combien de temps une agence doit-elle garder le dossier du locataire après la signature du bail ?

Cour d'appel d'Aix-en-Provence, 4 décembre 2024, n° 22/01809 — Pourvoi pendant n° 23-22.723

⚖️ Principe dégagé par l'arrêt

L'agence immobilière titulaire d'un mandat de location, même limité à la simple recherche de locataire et sans gestion, voit sa responsabilité pouvoir être engagée pendant 5 ans à compter de la conclusion du bail.

En cas de contentieux, c'est à elle de prouver qu'elle a sérieusement vérifié la solvabilité du candidat retenu. À défaut de production du dossier, la faute est caractérisée.

📌 Faits

Une agence immobilière, titulaire d'un mandat de location simple, présente un candidat au bailleur. Le bail est signé.

Trois ans plus tard, le locataire cesse de régler ses loyers. Les démarches révèlent qu'il est totalement insolvable : aucun recouvrement n'est envisageable contre lui.

Le bailleur se retourne alors contre l'agence et l'assigne 4 ans et 10 mois après la conclusion du bail, juste avant l'expiration du délai de prescription quinquennal.

📝 Procédure

Le bailleur reproche à l'agence d'avoir manqué à son obligation de vérification de la solvabilité du candidat retenu.

L'agence, mise en cause, n'est pas en mesure de produire le dossier de candidature du locataire : pièces justificatives, vérifications opérées, contrôles de cohérence… tout a été détruit ou égaré.

Elle se trouve donc dans l'impossibilité de démontrer qu'elle a accompli les diligences attendues d'un professionnel.

❓ Question principale de droit

L'agence titulaire d'un simple mandat de location (sans gestion) peut-elle voir sa responsabilité engagée plusieurs années après la signature du bail si elle n'est plus en mesure de prouver les vérifications de solvabilité réalisées ?

🧑‍⚖️ Solution des juges

La Cour d'appel d'Aix-en-Provence condamne l'agence à 94 000 € de dommages et intérêts.

Les juges rappellent que l'agent immobilier, négociateur d'une opération locative, est tenu — quelle que soit l'étendue de sa mission — de s'assurer de la solvabilité du candidat à l'aide de vérifications sérieuses, dans les limites posées par l'article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989.

Cette obligation s'impose autant dans le cadre d'un mandat de gestion que dans celui d'un simple mandat de recherche de locataire.

La charge de la preuve repose sur l'agence. L'absence de conservation du dossier équivaut, en pratique, à une présomption de faute : l'agence n'ayant rien à produire, elle ne peut renverser la présomption.

L'affaire fait l'objet d'un pourvoi pendant devant la Cour de cassation (n° 23-22.723).

🧠 Enseignements pour les professionnels de l'immobilier

📌 Pour les agences titulaires d'un mandat de location

• L'obligation de vérifier la solvabilité du candidat s'impose même sans mandat de gestion. Le mandat simple n'est pas un bouclier.
• La responsabilité peut être recherchée jusqu'à 5 ans après la conclusion du bail (article 2224 du Code civil).
• Un protocole d'archivage rigoureux n'est pas une option : c'est une assurance de défense.

📌 Sur la conservation des dossiers

• Conservez le dossier complet du candidat retenu au moins 5 ans après la signature du bail, idéalement sous format numérique horodaté.
• Conservez non seulement les pièces, mais aussi la trace des contrôles effectués : appel à l'employeur, calcul du taux d'effort, vérification de l'authenticité des bulletins.
• Pour les candidats non retenus, la durée doit être plus courte (3 à 6 mois maximum) pour respecter le RGPD.

📌 Sur le devoir de conseil

• Si vous n'avez pas pu obtenir tous les justificatifs et que le bailleur souhaite tout de même signer, mettez-le en garde par écrit.
• Cet écrit est votre meilleure protection contre une mise en cause ultérieure.

📌 Sur le RGPD souvent mal interprété

• Le RGPD ne s'oppose pas à la conservation des dossiers des candidats retenus pendant la durée de prescription : la finalité « défense en cas de mise en cause » justifie le traitement.
• La distinction à opérer est entre candidats retenus (conservation longue) et candidats non retenus (conservation très courte).

🟡 À retenir

👉 La responsabilité de l'agence peut être engagée jusqu'à 5 ans après la conclusion du bail, même sans mandat de gestion.

👉 Sans dossier conservé, impossible de prouver les vérifications : la faute est présumée.

👉 Dans cette affaire : 94 000 € de dommages et intérêts pour un dossier non archivé.

👉 L'archivage du dossier candidat n'est pas un confort administratif : c'est un acte de protection juridique majeur.

👉 La question à se poser dans chaque agence : « Si demain un bailleur nous attaquait pour un bail conclu il y a 4 ans et 11 mois, pourrions-nous produire le dossier du locataire et prouver nos vérifications ? »